IT řešení nejsou vždy taková, jak se finančně tváří
Obsah
Jenže obchodní modely poskytování IT řešení nejsou vždy takové, jak na první pohled vypadají – do hry jsou totiž vstupují staré dobré malé hvězdič
Při výběru IT řešení jako manažeři často narazíme na 4 oblasti, které mohou působit potíže:
- Objednávková vs. reálná cena
- Standardní a nadstandardní položky na faktuře
- Odstoupení od smlouvy
- Povaha řešení
Podíváme se, jak tyto oblasti ovlivňují celkovou cenu řešení, protože ne vždy je to u nich na první pohled zřejmé. Ale zanedbání podrobného průzkumu může pak i dlouhodobě způsobit nemalé náklady nad rámec toho, co je vlastně nutné. A to vše jen kvůli podcenění detailů nebo například oslnění velkou značkou.
Cena na objednávce vs. faktuře
U spousty poskytovatelů cloudových řešení můžeme na webu najít kalkulačky, které by nám měly říct, kolik za námi vybrané řešení zaplatíme. Pro manažera je naklikání v rámci těchto nástrojů noční můrou, protože tam narážíme na technický slang a nastavení, která jsou pouze doménou techniků.
Když už se tímto procesem prokousáme, dostaneme na konci číslo, které nám říká, kolik nás naše řešení bude stát. A pak přijde faktura – první, druhá, třetí – a cena z kalkulačky je vzdálenou realitou toho, co vidíme na faktuře a máme reálně zaplatit. Jak je to možné?
Může se stát, že narazíme na poskytovatele, který účtuje některé položky za chodu. To by ještě nebylo nic neobvyklého. U cloudu je nutné počítat s tím, že výkyvy jsou dané časem používání. U takových položek ale můžeme alespoň odhadnout, jak vysoký náklad to bude. Přeci jen má měsíc jen tolik hodin. Ale u jiných položek, které nejsou závislé na čase, můžeme narazit, že naskakují nekontrolovatelným tempem.
Může se to stát například u přenosu dat. Ten není počítaný v čase, ale je to částka za jedno datum, takže v měsíci můžeme přenést nekonečně mnoho dat, a i když je ceníková cena v řádech tisícin haléřů, finální částka na faktuře může být i v tisících a více korun. A pak také tak vypadá naše faktura.
Při výběru je tedy vhodné zkontrolovat, které položky jsou závislé na čase a které naopak ne. Ty budou totiž dělat často rozdíl, který neočekáváme a těžko se hlavně odhaduje jejich výše. Možná je tedy lepší vybrat takového poskytovatele, který za položky nezávislé na čase neúčtuje.
Standardní položky jako prémiové
U faktury ještě zůstaneme, ale nyní spíše z pohledu samotných položek a ne jejich hodnot. Už jsme si na začátku nastínili, jak to někdy vypadá při předběžné kalkulaci. Dlouhý seznam položek nám pak ukáže, s čím vším musíme počítat.
Je dobré se ale poradit a zamyslet se, jestli vyčíslené položky nemají náhodou být už v ceně. Proč? Platili byste extra sumu za to, že pekař na váš rohlík nasype mák? Asi těžko. Ale přesně tenhle princip můžeme vidět u některých poskytovatelů cloudových služeb. Jen kvůli tomu, že jsou to technické položky, to ale prochází.
Byla by ale škoda nevyužít možnosti platit pouze za položky, které skutečně mají co dočinění s využitím dané služby. Jistě, výpočetní zdroje jsou jasně dané a právě to si od poskytovatele pronajímáte. Ale co ty další položky, které na faktuře máte? Skutečně musíte platit za údržbu, updaty, a dokonce položky, které ani z popisu nejde identifikovat?
Složitost odstoupení od smlouvy
Když už firma nějakou smlouvu podepíše, tak je jasně dáno, za jakých podmínek je možné od smlouvy odstoupit. To bývalo. Dnes můžeme narazit na to, že podmínky poskytování služeb v sobě zahrnují různé kličky, které umožňují poskytovateli ždímat vaše finance, i když vy už o jejich služby dávno nestojíte.
Podělím se s vámi o příběh jednoho z našich techniků. A upozorňují, že to není jen tak nějaký technik, ale jeden z našich specialistů na cloud. Chtěl si vyzkoušet cloudové prostředí globálního poskytovatele. Vytvořil si účet, zadal kartu, naklikal si prostředí. Když už to měl vyzkoušené, postupoval podle návodu a službu zrušil. A hle, na kartě se objevila další stržená platba za tuto zrušenou službu. Zjišťoval tedy, co udělal špatně. Krkolomně vykomunikoval, co je ještě potřeba udělat. A hle, zase mu byla stržena částka za službu.
Trvalo tedy několik dní, než se vše povedlo urovnat, ale ztracené stovky dolarů za zrušenou službu už se mu nevrátili. I takto může dopadnout vaše firma, takže skutečně pečlivý výběr i s ohledem na exit strategii a zrušení služby se určitě vyplatí.
Nedostatečné vlastnosti vybraného řešení
„Všichni to používají, tak my musíme taky.” Jenže IT infrastruktura je jako oblečení – ne všem sedne to samé. Je to nástroj, který musí být vybrán tak, aby svou funkčností odpovídal potřebám firmy a také tomu, jak se má firma vyvíjet.
Na trhu se objevuje spousta řešení – různé druhy XaaS, privátní i veřejná řešení, hybridy a multinástroje, virtuální privátní servery a datová centra. V této velké změti je pak potřeba vydolovat takovou kombinaci služeb, která co nejlépe kopíruje potřeby vaší firmy.
Poslední roky ukázaly velkou zálibu firem například v používání VPS – virtuálních privátních serverů. Spousta malých firem si díky nim může ušetřit peníze i nervy. Ale jenom kvůli tomu, že různé společnosti používají tuto technologii není dobré zavírat dveře jiným řešením. Vaše firma, vaše konkrétní potřeby.
Firmy se stále bojí nechat si udělat analýzu potřeb, rizik a disaster recovery plán. Možná je to náladou v IT oddělení, možná je to pohledem na náklady spojené s těmito aktivitami. Ale výsledkem pak bývá neodpovídající IT infrastruktura, která v konečném efektu stojí mnohem víc, než všechny analýzy dohromady.
Kudy z pasti
Tak jako u daní, i v IT se vyplatí říct si o odbornou pomoc. Specialisté dokáží velmi dobře vidět IT infrastrukturu v kontextu fungování vaší firmy a také mají širší rozhled o řešeních, která by mohla fungovat efektivněji. Tuto schopnost někdy interní tým postrádá, ale o tom byl předchozí článek (Jak prolomit profesní deformaci vašich firemních ajťáků?).
