Jak snížit náklady na vlastnictví IT pomocí… správného licenčního modelu
Ačkoliv to vypadá tak, že tradiční licence z povrchu zemského vymizely – a nahradily je licence v podobě předplatného – není tomu úplně tak.
A i to je důvodem, proč je potřeba si ve firmě srovnat, jak IT nakládá s licencemi, jaká předplatná využívá a kde by bylo možné udělat efektivní úpravy.
Licence mohou být pro firmy kamenem úrazu, protože jsou to relativně šedé eminence. Když se totiž řekne náklady na IT, dost často se v mysli objeví pouze jedna myšlenka: hardware. Možná se tam pak vkrade i pomyšlení na provoz a správu.
Jenže licence nejsou nepatrnou součástí a někdy se na nich dá i velmi dobře ušetřit. Jak? Na to se teď podíváme. Rozebereme si možnosti licencí a jasně nám z toho vyplyne, kde můžete ušetřit.
Proč firmy přeplácí, aniž by si to uvědomovaly?
Zásadním důvodem je nesprávný přístup k financím vynakládaným na IT. Nejde pouze o nějaké nákupy, ale pro správné zhodnocení nákladů je potřeba věnovat pozornost TCO = celkovým nákladům na vlastnictví.
Tento postoj pak zahrnuje například pohled na následující oblasti:
- Vhodně zvolené licenční modely
- Počet nevyužívaných licencí
- Přeplácení licencí kvůli zbytečným funkcím
Problémy s licencemi vznikají hned na začátku, kdy si je firma vybírá. Nevěnuje totiž dostatečnou pozornost vlastním potřebám. Jenže právě správné rozhodnutí na začátku vede k největším úsporám. I když by se vám marketing snažil namluvit, že sleva je skutečně výrazná.
Co vlastně znamená TCO z pohledu licencí
Tak jako každá jiná věc v IT, ani software se neobejde bez dvou základních prvků: pořizovací ceny a provozních nákladů. Software je potřeba udržovat, aktualizovat, integrovat (a to čím dál víc) a někdy se také přizpůsobovat jeho dodavateli.
Je tedy sice hezké, že se dá v určitou dobu software pořídit se slevou, ale skutečným ukazatelem finanční efektivity jsou dlouhodobé náklady na jeho provoz. Jinými slovy: to, co je dnes nejlevnější na pořízení, může být zítra nejdražší na provoz.
Open-source vs. komerční software
Když vybíráme software, jednou z prvních otázek, kterou potřebujeme zodpovědět, je druh poskytovatele. Vydáme se cestou open-source řešení, nebo komerčního systému?
Na první dobrou si pojďme zbořit dva mýty.
Open-source neznamená zadarmo.
Komerční řešení neznamená bez práce.
Ačkoliv je pravda, že open-source software často mívá nulovou pořizovací cenu, náklady se objevují v jiných oblastech. Takový systém je náročnější na správu a údržbu, protože veškeré aktivity spadají na vaše bedra (jako uživatele). S tím ale také přichází velká výhoda v podobě svobody nakládání a nastavení.
Komerční software vás zase naopak dobře „vyždíme“ hned při nákupu. Zato je ale podpora a údržba z velké části na straně poskytovatele. To tedy znamená, že máte menší možnost ovlivnit některá nastavení a fungování.
U rozhodování mezi těmito dvěma kategoriemi však nejde pouze o náklady. Liší se totiž také v odpovědnosti za provoz a také za rizika. Rozhodovací proces by tedy měl zahrnovat nejen náklady na pořízení a provoz, ale také zhodnocení priorit, které vaše firma má. Někdy je to svoboda provozu, jindy nutnost nestarat se o nic.
Multilicence, předplatné vs. pay-per-use?
Platíte za kapacitu nebo za realitu? Nemusí to totiž být to samé. Multilicence je vlastně nákup licencí pro několik uživatelů nebo zařízení najednou. Předplatné je právo využívat po danou dobu software (při ročním plánu zvýhodněně). Pay-per-use zajišťuje možnost platit za konkrétní činnost (například kurz).
Ne každý poskytovatel softwaru bude nabízet takto různorodou škálu možností. Může se ale stát, že stejný software jde od různých poskytovatelů získat v rámci různých druhů licencí.
Základem pro rozhodnutí je ale úplně něco jiného, než vlastnosti daných druhů licencí. Je to způsob, jakým vaše firma software využívá.
- „Potřebujeme dlouhodobě jen jednu licenci, ale mají multilicenci ve slevě, tak proč ji radši nekoupit?“
- “Roční předplatné je teď ve slevě. Co když se nám bude hodit déle, než předpokládáme?“
- „Sice to není přesně to, co jsme potřebovali, ale mají pay-per-use.“
Radši. Co když. Není to přesně ono. Tohle jsou přesně pasti, do kterých se firmy chytají a platí za to pak neefektivitou.
SaaS vs. trvalé licence (perpetual)
Předplatné řeší problém dnes. Trvalá licence řeší rozpočet za tři až pět let. Jenže. Od trvalých licencí poskytovatelé masivně upouštějí, protože předplatná pro ně znamenají mnohem zajímavější výdělky.
Když už se vám ale podaří najít dodavatele, který nabízí licence krátkodobé, dlouhodobé nebo trvalé, jak mezi nimi vybrat? Každá má jiné přínosy.
Krátkodobé předplatné vám může pokrýt krátkodobou potřebu nebo například testování nového softwaru, než se pro něco rozhodnete. Omezuje totiž náklady na co nejmenší časový horizont. Jelikož jde o SaaS, péče o provoz systému (kromě vnitřku, který si spravujete sami) je zodpovědností poskytovatele.
Dlouhodobé předplatné bývá finančně výhodnější, ale musíte si ho dopředu zaplatit minimálně na rok. Jinak vše ostatní je shodné s předchozí kategorií. Obojí je ale SaaS, takže si jeho využíváním budujete závislost na daném dodavateli.
Trvalá licence znamená jednorázovou investici. Vše, co souvisí s nasazením a provozem daného softwaru, je ale na vás. Nevytváříte si tedy závislost na poskytovateli. Ale na druhou stranu se o systém musíte postarat od A do Z.
Pro správný výběr si musíte srovnat, jak dlouho chcete systém používat, jak dynamický je váš provoz a jak moc se bude měnit počet uživatelů. Tyto informace vám pak pomohou vyhnout se co nejvíce zbytečně vyhozeným nákladům.
Nejčastější chyby B2B firem při výběru softwaru
Základním problémem je ignorování potřeb vlastní firmy. Na internetu najdete spoustu článků o tom, jak je některý systém vhodný pro takové firmy a zase druhý pro makové. Jenže každá firma i v rámci jednoho oboru je prostě jiná. Klíčovým aspektem pro správný výběr je konkrétní kontext vaší firmy.
Ten je dán jak současným fungováním, tak také předpokládaným. Takže další chybou je neexistující audit stávajícího softwaru a jeho používání. A ještě další chybou je ignorování strategického výhledu. Obě tyto chyby obírají vaši firmu o možnost zakládat výběr systému na reálných informacích.
Dalším problémem je používání komplexních systémů, které vlastně firma nepotřebuje. Je tedy otázkou, jestli mnohem lepší variantou není sada jednoduchých nástrojů než jeden robustní, který vyžaduje větší péči. Na druhé straně je tu ale strašákem fragmentace systémů. Rozumnost je zásadní.
A pak je tu chyba v neefektivitě způsobená placením za několik druhů softwaru, které dělají to samé. Duplicitní platby pak nepřinášejí duplicitní výhody. Nechte tedy vaše IT odborníky, aby nad tímhle měli dohled. Vyplatí se vám to. Doslova.
Praktický checklist pro decision makera
Jaké otázky byste si tedy měli položit?
- Na jak dlouho to máme?
- Kolik lidí to bude reálně využívat?
- Co se stane, když se naše firma zvětší, nebo zmenší?
- Jak bude náročné a nákladné měnit dodavatele?
- Je pro nás klíčová svoboda, nebo minimální péče o software?
- K čemu to potřebujeme?
- Jak to pokrývá naše potřeby?
A k tomu samozřejmě přibrat veškeré informace v tomto článku. Zejména nezapomínejte na audit potřeb a současného využívání softwaru, možnosti kombinovat různé modely a vše zakládat na faktech.
IT není o technologiích, ale o rozhodnutích
A vaše rozhodnutí by se nyní měla týkat přehodnocení současných systémů a konzultací před následujícími nákupy. Jedině tak můžete zefektivnit náklady na licence. Nenechte vaše firemní IT rozhodnutí v rukou technologií a jejich poskytovatelů – dělejte je sami.
